We hadden het reeds over de basisprincipes van time management. Ook zagen we een 3-tal tips om te werken aan een georganiseerder bestaan. Deze keer bekijken we verschillende tijdrovers en hoe we die kunnen aanpakken.
Tip 4 Tijdrovers aanpakken
We krijgen er helaas vroeg of laat allemaal mee te maken, hetzij op het werk, hetzij thuis: de befaamde tijdrovers.
Tijdverspillers zorgen ervoor dat we onze planning niet rond krijgen, dat we op het einde van de dag niet gedaan hebben wat we (vinden dat we) moesten doen. Ze beïnvloeden onze tijdsbesteding. Ze komen in alle soorten, maten en gewichten. En ze zijn voor iedereen anders…
Om tijdrovers efficiënt te kunnen aanpakken, moeten we ze uiteraard eerst kunnen herkennen.
Externe tijdrovers
Zo zijn er externe tijdrovers die we zelf niet veroorzaakt hebben en waar we geen vat op hebben. Zaken zoals een zieke collega, een defecte wasmachine, straatlawaai, een rinkelende telefoon, … Het zijn allemaal externe factoren waarover we geen invloed hebben.
Wel kunnen we invloed uitoefenen op de manier waarop we met deze externe tijdverspillers omgaan.
Smartphone
Zo blijkt voor veel mensen de eigen smartphone een bron van afleiding te zijn, zowel op het werk als daarbuiten. Op een gegeven moment werd ik het beu dat ik om de haverklap gestoord werd en liet ik op het werk mijn smartphone in mijn handtas zitten. Bovendien staat het geluid uitgeschakeld. Ook thuis bleek die smartphone voortdurend in de weg te zitten bij de zorg voor Kleine Man. Bijgevolg kreeg hij een vast plekje in de woonkamer.
Tijdens mijn werkdag zijn er bovenop mijn middagpauze 2 korte momenten (één in de voormiddag en één in de namiddag) waarop ik een alarmpje heb ingesteld. Zodra dat af gaat, kijk ik mijn smartphone na op gemiste oproepen en belangrijke berichten. Ook na de werkuren neem ik hem gemiddeld zo’n 2 à 3 keer per avond vast met hetzelfde doel.
Sociale media kijk ik doelbewust niet na tijdens de werkuren. Doe ik dat toch, dan stel ik vast dat ik makkelijk een half uur kwijt ben. Meldingen staan bij mij sowieso steevast uitgeschakeld, omdat ik ongeacht wat ik aan het doen ben, knetter word van voortdurend ge-“ping” op de achtergond.
Werkmail
Ook onze werkmail en werktelefoon kunnen ons tegenstrijdig genoeg van ons werk afhouden. Door gelijkaardige taken zoals emails en telefoons te bundelen, kunnen we efficiënter omspringen met onze tijd. Onze geest bevindt zich dan immers in een bepaalde flow om eenzelfde taak één voor één af te werken.
Ik tracht werkmails op zo’n 2 à 3 vaste momenten per dag te behandelen. Belangrijk hierbij is dat we bij elke mail onmiddellijk beslissen wat we ermee zullen doen:
-Duurt het beantwoorden ervan slechts 2 minuten, behandel de mail dan direct.
-Duurt het minder dan 20 minuten, verplaats deze mail dan naar een slimme zoekmap (bijvoorbeeld “te behandelen”) waarin je al deze mails bewaart. Plan elke dag een moment in waarop je deze mails één voor één afwerkt. Volgens timemanagement guru’s is dat bij voorkeur in de namiddag tussen 13.30u en 15u. De voormiddag is immers gereserveerd voor de belangrijke en dringende taken, wanneer we nog fris van geest zijn!
-Duurt het beantwoorden langer dan 20 minuten, plan deze taak dan in je agenda in. Hou hierbij rekening met gestelde deadlines.
Werktelefoon
Wat de werktelefoon betreft, maak ik graag gebruik van mijn voicemail. Ik merk dat ik op die manier efficiënter kan omspringen met mijn tijd:
-Kies (net als bij het behandelen van werkmails) een vast moment waarop je meerdere telefoontjes na elkaar beantwoordt.
-Bereid die gesprekken voor door een aantal belangrijke punten te noteren.
-Hou de tijd in de gaten zodra je aan de lijn hangt.
-Kom tot de essentie.
Thuis probeer ik bovenstaande werkwijze eveneens aan te houden. Ik hou ervan om mijn to do’s in clusters te groeperen: bellen, mailen, afspraken maken, … Vervolgens werk ik in één trek een welbepaalde cluster af. Ik merk dat dit de productiviteit verhoogt. Bovendien vind ik het fijn om Lief na afloop alle concrete informatie te kunnen geven (over een bepaalde afspraak, of een vraag die we hadden).
Interne tijdrovers
Daarnaast zijn er de interne tijdrovers. De tijdverspillers die we eigenlijk zelf crëeren door onze manier van denken en handelen.
Ik denk hierbij aan perfectionisme, multitasking en uitstelgedrag. Gelukkig kunnen we dit geleidelijk aan beïnvloeden door bewust anders te gaan kijken naar hoe we denken en handelen. Ook al is dat vaak makkelijker gezegd dan gedaan.
Hoe kunnen we die interne tijdrovers dan aanpakken (of dat toch proberen)?
1 Perfectionisme
Ik geef het schoorvoetend toe; ik was er zelf ook zo eentje. Jaja, wàs, want ik ben hiermee al jàren aan de slag. En hoewel we de aard van het beestje nooit helemaal kunnen veranderen, komen we toch al een heel eind als we ons hiervan bewust zijn.
Positieve kanten
Wat is dan de aard van dat perfectionistisch beestje? Wel, ik was (en bèn nog steeds, eerlijk is eerlijk) altijd wel met iets in de weer. Ik heb hierbij graag de touwtjes in handen omdat ik het dan volledig kan aanpakken zoals ik het zelf zie. Ik hou ervan als de volledige puzzel past en alle puntjes op de i staan. Ik breng taken dus graag tot een goed einde en ik blijf doorgaan totdat ik vind dat het plaatje klopt.
In mijn beleving kunnen al die dingen als iets positiefs ervaren worden. Als perfectionist hebben we vaak een bepaalde visie en durven we daarnaar handelen. We gaan volle bak voor kwaliteit en dus een zorgvuldige afwerking van zaken. We zijn bovendien niet vies van wat vooruitgang en vernieuwing; we willen graag een bepaalde situatie aanpakken en verbeteren.
Negatieve kanten
De minder leuke keerzijde aan perfectionisme is dat we vaak zeer kritisch zijn, zowel ten opzichte van onszelf als van anderen. We leggen immers graag de lat hoog voor onszelf en hebben van andere mensen dezelfde hoge verwachtingen. Als daar dan niet aan tegemoet gekomen wordt, kunnen we enorm teleurgesteld zijn. We vermijden het maken van fouten zoveel als mogelijk is. En indien dat toch gebeurt, dan blijft die fout lang hangen, met een bijhorend schaamte-gevoel in het achterhoofd.
Net omwille van die minder leuke kanten ben ik er jaren geleden mee aan de slag gegaan. Het is immers doodvermoeiend om voortdurend in alles het beste te willen afleveren, geen fouten te kunnen maken zonder zich daarover verschrikkelijk slecht te voelen en anderen te zien falen om tegenmoet te komen aan strenge verwachtingen.
Uiteraard is het in de praktijk niet zo zwart-wit zoals ik het hier voorstel. Bovendien maken we voor de mensen die we graag zien doorgaans heel wat uitzonderingen. Anderzijds is het wel een patroon waarin we makkelijk doorschieten en dat, indien we niet opletten, regelmatig kan terugkeren.
“Goed is goed genoeg”
Mijn mantra tegenwoordig is dan ook: “goed is goed genoeg”. En dat gaat met vallen en opstaan. Ik merk dat ik met de jaren milder word voor mezelf. Ik besef ten volle dat fouten maken niet onoverkomelijk is, zolang we het maar aandurven om ze toe te geven en er iets mee te doen.
Tenslotte leert mijn ervaring mij dat alles altijd wel loopt zoals het moet lopen, ook de minder leuke dingen die op ons pad komen. Of om het met een cliché gezegde uit te drukken: “waar er een deur sluit, gaat er vaak elders een andere open.” Het is dan ook belangrijk om ons niet te lang blind te staren op die gesloten deur, zodat we de open deur en alle bijhorende kansen niet missen.
2 Multitasken
Complete nonsens, die ik zonder schroom verwijs naar het rijk der fabeltjes. Mensen zijn nu eenmaal van nature niet in staat om twee dingen tegelijk te doen. Het lijkt alleen maar dat we on top of things zitten tijdens het verschonen van onze baby en het ondervragen van ons schoolkind, of nog het lezen van onze mail tijdens het volgen van de vergadering.
Het enige dat er gebeurt is dat onze aandacht verspreid geraakt over die twee verschillende taken. In werkelijkheid doen we over beide zaken langer dan wanneer we ze één voor één zouden afwerken. Bovendien kost het schakelen van de ene taak naar de andere ons ongelooflijk veel energie.
Het is dan ook veel beter om taken één voor één aan te pakken.
3 Uitstelgedrag
Wanneer we op kijken tegen een bepaalde taak, durven de meesten onder ons ze voor zich uit te schuiven. Als een heet hangijzer blijft ze ons echter boven het hoofd hangen, tot op het moment dat het niet meer lukt om ze uit te stellen.
Om uitstelgedrag de kop te kunnen bieden, proberen we best te achterhalen waarom we een taak eigenlijk uitstellen.
Ligt het aan de taak zelf?
Dan kunnen er verschillende redenen zijn waarom we ze maar blijven uitstellen:
-De taak lijkt gigantisch
In dat geval kunnen we de zogenaamde Wet van Descartes toepassen. Concreet betekent dit dat we die enorm grote taak opdelen in kleinere taken. Op die manier kom je door alle deeltaken één voor één aan te pakken steeds een stapje dichterbij de afwerking van het grotere geheel.
Door die gigantische taak op te splitsen in kleinere taken wordt ze met andere woorden hanteerbaar. Zo hebben Lief en ik met de renovatie van ons huis (waar we dat konden) kamer per kamer aangepakt, in plaats van heel het huis tegelijkertijd. Of we groepeerden kleinere taken doorheen het ganse huis zoals schuren, opvoegen of schilderen en werkten die ook weer kamer na kamer af.
-De taak lijkt te moeilijk
Wanneer een taak ons petje te boven gaat, is het raadzaam om eerst eens na te denken over hoe we die taak kunnen uitvoeren. Wat kunnen mogelijke logische tussenstappen zijn? Die lijsten we op en vervolgens werken we dat lijstje stap voor stap af.
Ligt het aan de manier waarop we iets aanpakken?
Stellen we vast dat dit gewoon de manier is waarop we met onze to do’s omgaan, dan moeten we eerlijk naar onszelf durven te kijken:
-Verliezen we regelmatig belangrijke to do’s uit het oog?
Dan begint alles met het inplannen van die taak. Door in onze agenda een tijdsslot vast te leggen waarop we die to do kunnen uitvoeren, zetten we al een stap in de goede richting. De volgende stap is dan uiteraard het daadwerkelijk uitvoeren van de taak op het ingeplande moment.
-Vinden we dat we nu eenmaal uitstellers zijn?
Probeer dan eens heel mild naar jezelf te kijken. Waarom denk je dat? Is het faalangst die spreekt? Is het tegenzin? Of speelt er iets anders?
Tracht negatieve gedachten om te buigen naar positieve gedachten. Misschien hadden we tot hiertoe inderdaad de neiging om dingen uit te stellen, maar nemen we ons voor om dat voortaan niet meer te doen. Wanneer lukte het al wel om een moeilijke taak af te handelen? Wat deden we toen anders? Kunnen we daar in de toekomst meer van doen?
-Hebben we het gevoel dat we te weinig energie hebben?
Probeer dan na te gaan hoe je weer meer energie kan krijgen. In “Zelfzorg, waarom het de moeite loont om voor onszelf te zorgen” vind je alvast wat inspiratie.
Blijft dat futloze gevoel toch aanhouden, raadpleeg dan de huisarts om een medische oorzaak te kunnen uitsluiten.
Besluit
We zagen tot hiertoe al verschillende hulpmiddelen de revue passeren om toe te werken naar een beter georganiseerd leven. Volgende keer in deel 3 zien we de laatste tips.
