Time Management: kwali-tijd, plannen & organiseren, en prioriteiten stellen

In “Time management: de basisprincipes” zagen we wat time management eigenlijk inhoudt.

Hier geef ik alvast een 3-tal tips om je op weg te helpen naar meer kwali-tijd en rust in je hoofd. In “Time management: tijdrovers” en “Time management: opruimen, neen zeggen en spitsmomenten” volgen er nog meer tips.

Tip 1 Nagaan waaraan we onze tijd en aandacht écht willen besteden

Om dit te weten te komen, helpt het om concreet op te lijsten welke taken we (naast gaan werken) allemaal op ons nemen. Welke taken in ons leven doen er echt toe? Waarom is dat zo? Welke to do’s zijn dringend? Welke bezigheden kunnen we met een gerust hart voortaan zo laten? En welke opgaven kunnen we eventueel aan iemand anders uit besteden?

Welke to do’s zijn écht belangrijk?

Toen ik zelf aan het oplijsten ging wat ik allemaal deed voor ons huishouden, merkte ik dat mijn dagen een aaneenschakeling waren van allerlei “moetjes”.  Het ging dan om zaken die ik eigenlijk helemaal niet wilde doen, maar die moesten gebeuren. Of tenminste, dat dacht ik toch. En dan had ik de zorg voor Kleine Man nog niet eens mee gerekend! Als ik dan de optelsom maakte, bleek dat ik aan 12u in een wakende dag gewoon niet voldoende had…

Vervolgens ben ik heel kritisch naar mijn to do’s gaan kijken. Wat vond ik eigenlijk echt belangrijk op dat lijstje? Wat waren dingen die sowieso moesten gebeuren? Waren dat dingen die ik moest doen of kon ik ze aan Lief vragen? Kon ik behalve Lief ook nog andere mensen inschakelen? Wat waren dingen die elke dag of week terugkeerden? Stond daar misschien overbodige rommel tussen? En indien een noodzakelijk kwaad, kon ik dat dan in een systeem gieten?

Welke to do’s kunnen we automatiseren?

Eén van de dingen die mij quasi euforisch maakte, was dat we heel wat zaken die sowieso moeten gebeuren maar verder niet veel planning of analyse vragen, kunnen automatiseren. Wasmachines, vaatwassers, droogkasten, elektrische rolluiken, centrale verwarming, … Heel veel van die dingen kunnen ingesteld worden zodat ze op het geprogrammeerde moment hun werk doen. Bij voorkeur op nachttarief.

Da’s evident, hoor ik sommigen denken! Wel, eerlijk? Voordien had ik daar nooit bij stilgestaan. Simpelweg omdat ik dat niet nodig had. Omdat ik er zonder kinderen voldoende tijd voor had om bijvoorbeeld een wasje in te steken tijdens het weekend. Ik kon dat er op het gemakje weer uit halen en in de droogkast steken. Hetzelfde met de vaatwasser. Voor we gingen slapen, zetten Lief en ik dat op en klaar.

Met de komst van Kleine Man en het chronisch slaaptekort vergaten we aanvankelijk de helft van de tijd de vaatwasser… Na verloop van tijd slaagden we er wel in om dat te onthouden, maar dat kostte ons energie. Sinds een jaar stellen we de vaatwasser in zodra we hem hebben ingeladen na het avondeten. En de wasmachine draait nu uiteraard eveneens véél vaker op volle toeren. Op vaste wasdagen zorg ik voor een gevulde wasmachine en zet ik de timer op. Daarna kan ik dat ook weer loslaten.

Wat vinden we belangrijk in het leven?

Tot slot bekeek ik waaraan ik zeker en vast meer tijd en aandacht wilde spenderen. Wat miste ik in mijn huidige dag- en weekplanning? Wat vond ik belangrijk met betrekking op Kleine Man en Lief? Waar lagen mijn prioriteiten in het leven? Lees in dit kader zeker ook Zelfzorg, waarom het de moeite loont om voor onszelf te zorgen”. 

Tip 2 Plannen en organiseren

Taken verstandig inplannen is de sleutel tot een goed tijdsbeheer.

Volgens Murphy’s Wet gaat alles wat mis kan gaan, vaak ook daadwerkelijk mis. Daarom is het aangewezen om onze dag nooit voor meer dan 50 à 60% vol te plannen. Op die manier blijft er nog tijd over voor onvoorziene taken die er sowieso tussen komen fietsen.

Gebruik maand-, week- en dagplanners

Er zijn een heleboel leuke planners terug te vinden in de betere boekhandel. Toch miste ik daarin een aantal zaken. Enige tijd geleden maakte ik dan ook zelf een weekplanner, waarop al mijn terugkerende taken reeds genoteerd staan. Ik hoef ze dus ook niet meer te onthouden, zodat het mij minder energie kost. Ik kijk regelmatig op die planner en noteer er trouw nieuwe afspraken of belangrijke to do’s.

In De Opvoedcoaching Community vind je verschillende planners terug, klaar om ermee naar hartenlust aan het plannen te gaan. Heb je liever een gepersonaliseerde planner? Geef me dan gerust een seintje via het online contactformulier.

Centraliseer belangrijke documenten

Daarnaast heb ik op onze keukenblok een vast plekje gegeven aan een fancy A4 ringmap. Daarin verzamel ik naast de weekplanner en zijn blanco tweelingbroers alle documenten die ik die periode nodig heb. Ik denk daarbij aan zaken zoals te betalen rekeningen, een schoolbrief, tickets voor een voorstelling (die al pre-covid besteld waren), enzovoorts.

Eenmaal iets achter de rug is, verwijder ik het uit de map en klasseer ik dat, hetzij verticaal hetzij in een andere map. Een betaalde verzekeringspremie hoort bijvoorbeeld thuis in de map met alle documenten aangaande die bepaalde verzekering.

Door alles in die ringmap te centraliseren, hoef ik nooit lang te zoeken naar iets. Dat spaart met andere woorden wederom een hoop tijd en energie.

Tip 3 Prioriteiten stellen

“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk,” aldus Dwight D. Eisenhower.  De 34ste president van de Verenigde Staten stond zodanig bekend om zijn enorme productiviteit dat er een methode om prioriteiten te stellen naar hem genoemd werd.

De “Eisenhower matrix”

De zogenaamde  “Eisenhower Matrix” staat ons toe om uit een ellenlange takenlijst van to do’s te filteren welke taken onze focus verdienen en wanneer.

Zijn onze taken belangrijk en dringend, dan moeten ze nu onmiddellijk gebeuren. Vaak zijn het zaken waarbij we de neiging hebben om ze voor ons uit te schuiven. Soms zijn er zelfs meerdere van die belangrijke, maar o zo gruwelijke klussen waar we tegenaan kijken. Dan is het aangewezen om eerst de lastigste aan te pakken. Eenmaal die vervelende taak afgerond is, hebben we het ergste achter de rug en kan onze dag er alleen maar beter op worden.

Zijn onze to do’s belangrijk, maar kunnen ze nog even wachten, dan kunnen we ze alsnog op een later tijdstip in orde brengen. Bijvoorbeeld nadat onze belangrijke en dringende bezigheden afgevinkt zijn. Misschien plannen we hiervoor best een ogenblik in wanneer het weer wat rustiger is.

Als een taak niet zo belangrijk is, maar wel dringend, dan kunnen we vragen aan iemand anders om ze te doen. Vanzelfsprekend moet in dit geval de opdracht duidelijk zijn voor de persoon die van ons overneemt. Ook moeten we allebei bereid zijn om onze verantwoordelijkheid te nemen voor het resultaat.

En moeten we tenslotte iets dat niet belangrijk is en evenmin dringend eigenlijk überhaupt nog wel doen? Met andere woorden: schrappen die handel!

Een minpunt aan de Matrix

Het enige nadeel aan deze methode vind ik dat de matrix een momentopname is. Er komen immers geregeld nieuwe taken binnen. Bijgevolg moet het schema herbekeken worden en aangepast waar nodig, telkens er zo’n nieuwe to do binnen loopt. Dat mag echter niet meer dan 10 minuten in beslag nemen. Zoniet daalt onze productiviteit en efficiëntie weer.

Ik gebruik hem eigenlijk alleen nog in drukke tijden, als ik zoveel to do’s heb dat ik het overzicht even kwijt ben. Dit helpt me dan om mijn focus terug te vinden. Zo’n uitgewerkte prioriteitenmatrix vind je terug op de De Opvoedcoaching Community.

Besluit

In “Time management: tijdrovers” en “Opruimen, neen zeggen en spitsmomenten” volgen er nog meer tips…

Bronnen:
D. Allen: “Getting things done. De kunst van stressvrije productiviteit.”  A.W. Bruna Uitgevers B.V., 2015.
B. Tracy: “Eat that frog. Dé methode om te stoppen met uitstellen en superproductief te worden.” Maven Publishing, 2017.
K. Naert van Ampersandt: “Vorming Timemanagement en persoonlijke efficiëntie,” 2016.